Prejsť na obsah

Informácie pre koordinátorov

7minút, 6sekúnd

Ste Erasmus+ koordinátor/ka?

Na tejto stránke nájdete:

  • potrebné informácie k administrácii odchádzajúcich aj prichádzajúcich zamestnaneckých a študentských mobilít,
  • postupy a pokyny pre uzatvorenie medziinštitucionálnych zmlúv,
  • či informácie ohľadom služieb poskytovaných Referátom pre zahraničné vzťahy (RZV) UPJŠ.

V prípade otázok sa neváhajte obrátiť na RZV UPJŠ.

Postupy a úlohy

Aktivity programu Erasmus+ prebiehajú vo veľkej miere na základe medziinštitucionálnych zmlúv (angl. Inter-institutional agreement, skrátene IIA), ktoré majú konkrétne pracoviská UPJŠ (fakulty, katedry, ústavy) uzatvorené so zahraničnými vysokoškolskými inštitúciami, resp. s ich konkrétnymi pracoviskami (fakultami, katedrami, ústavmi a pod.).

Medziinštitucionálne zmluvy stanovujú typy mobilít, počty študentov a akademických, príp. administratívnych pracovníkov, ktorí môžu v rámci tejto zmluvy realizovať mobilitu, dĺžku ich pobytu na prijímajúcej inštitúcii, odbor v rámci ktorého bude spolupráca prebiehať a jazykové požiadavky.

Uzavretie medziinštitucionálnej zmluvy JE nevyhnutné na realizáciu:

  • študentských mobilít na štúdium;
  • zamestnaneckých mobilít na výučbu;
  • študentských mobilít na štúdium a zamestnaneckých mobilít na školenie v rámci Zmiešaného intenzívneho programu – ZIP/Blended Intensive Programme – BIP.

Z pohľadu pravidiel Erasmus+ to nie je nevyhnutné, ale niektoré vysokoškolské inštitúcie môžu vyžadovať uzavretie medziinštitucionálnej zmluvy aj pre stáže a školenia.

Uzavretie medziinštitucionálnej zmluvy NIE JE nevyhnutné na realizáciu:

  • študentských mobilít na stáž;
  • zamestnaneckých mobilít na školenie (s výnimkou Zmiešaného intenzívneho programu – ZIP/Blended Intensive Programme – BIP, kde je medziinštitucionálna zmluva potrebná)
  • ak to nevyžaduje ani prijímajúca vysokoškolská inštitúcia, alebo ak prijímajúci partner nie je vysokoškolská inštitúcia (napr. pre pracovné stáže študentov alebo školenie zamestnancov v podniku).

Medziinštitucionálne zmluvy je možné uzavrieť kedykoľvek.

Programové krajiny (spolupráca v rámci KA131)

Aktuálne platné medziinštitucionálne zmluvy, ktoré sú uzavreté v papierovej podobe, sú platné maximálne len do konca akademického roku 2021/2022. Mobility realizované od akademického roku 2022/2023 vrátane, musia byť pokryté novými – digitálnymi medziinštitucionálnymi zmluvami. Papierové medziinštitucionálne zmluvy nebudú pre mobility realizované od akademického roku 2022/2023 vrátane akceptované.

Nové – digitálne medziinštitucionálne zmluvy je možné uzavrieť s platnosťou do akademického roku 2028/2029 vrátane (teda do konca programového obdobia 2021-2027), ale môžu sa uzavrieť aj na kratšie obdobie.

Partnerské krajiny (spolupráca v rámci KA131 International Mobility)

Pre spoluprácu s partnerskými krajinami v rámci KA131 International Mobility sa budú uzatvárať papierové medziinštitucionálne zmluvy, keďže partnerské krajiny nie sú zapojené do EWP siete.

Partnerské krajiny (spolupráca v rámci KA171) 

V prípade ďalších otázok alebo nejasností ohľadom medziinštitucionálnych zmlúv sa prosím obráťte na Mgr. Veroniku Petruňovú na Referáte pre zahraničné vzťahy UPJŠ.

Erasmus koordinátori fakúlt/ústavov/katedier zabezpečujú predovšetkým manažment odchádzajúcich aj prichádzajúcich študentských a zamestnaneckých mobilít. Do riadenia Erasmus mobilít môžu byť zapojení aj iní zamestnanci fakúlt/katedier/ústavov, napr. v prípade odchádzajúcich a prichádzajúcich Erasmus mobilít zamestnancov alebo v prípade spoluprác s partnerskými krajinami v rámci KA171 ako hlavné kontaktné osoby pre danú mobilitu alebo pre danú spoluprácu.

Erasmus koordinátori (resp. kontaktné osoby v prípade KA171 a vedúci ústavov a katedier) na fakultách/ústavoch/katedrách zabezpečujú:

Odchádzajúcich študentov:

  • Propagáciu programu Erasmus+ medzi študentmi
  • Výber študentov na Erasmus+ mobilitu štúdium a na Erasmus+ mobilitu stáž
  • Poradenstvo pre študentov s výberom zahraničnej univerzity a prijímajúceho podniku
  • Overenie/Potvrdenie jazykových kompetencií
  • Poradenstvo pre študentov v procese prípravy Erasmus+ dokumentov a ich administráciu na úrovni fakúlt/katedier/ústavov
  • Primárnu kontrolu všetkých Erasmus dokumentov
  • Poradenstvo vo výbere vhodných predmetov na zahraničnej univerzite/v príprave pracovného programu stáže
  • Doručenie Erasmus+ dokumentov na Referát pre zahraničné vzťahy UPJŠ pred termínom odoslania dokumentov na zahraničné inštitúcie
  • Kontrolu zmien v zozname vybratých predmetov počas mobility
  • Uznanie predmetov, ktoré študent absolvoval na zahraničnej univerzite, resp. uznanie stáže na UPJŠ.

Prichádzajúcich študentov:

  • Príprava podkladov do katalógu kurzov
  • Komunikácia s prichádzajúcimi študentmi po ich nominácii: príprava dokumentov, výber a obsah predmetov, podmienky štúdia, jazykové požiadavky
  • Príprava rozvrhu pre študentov
  • Primárna kontrola všetkých Erasmus dokumentov
  • Kontrola zmien v zozname vybratých predmetov počas mobility
  • Príprava Výpisu výsledkov a potvrdenia o dĺžke mobility

Odchádzajúcich zamestnancov:

  • Poskytnutie informácií ohľadom aktuálnych výziev a termínov na podávanie prihlášok
  • Poskytnutie informácií ohľadom partnerstiev a medzi-inštitucionálnych zmlúv pre zamestnancov
  • Výber zamestnancov na mobilitu v prípade spoluprác s partnerskými krajinami
  • Schvaľovanie mobilít a termínov mobilít odchádzajúcich zamestnancov pred výberovými konaniami na mobilitu
  • Uznávanie absolvovaných mobilít na úrovni pracoviska zamestnanca.
  • Šírenie dosiahnutých výsledkov a úspechov, ktoré boli dosiahnuté v rámci Erasmus mobilít zamestnancov.

Prichádzajúcich zamestnancov:

  • Komunikácia s prichádzajúcimi zamestnancami: príprava dokumentov v spoluprácu s Referátom pre zahraničné vzťahy UPJŠ, príprava pracovného programu/obsahu mobility, plánovaných aktivít
  • Primárna kontrola všetkých Erasmus dokumentov
  • Zabezpečenie realizácie mobility
  • Príprava Potvrdenia o absolvovaní mobility v spoluprácu s Referátom pre zahraničné vzťahy UPJŠ

Referát pre zahraničné vzťahy UPJŠ zabezpečuje administráciu programu Erasmus+ a poskytuje služby účastníkom programu hlavne v týchto oblastiach:

Prichádzajúci študenti:

  • Spracovanie prihlášky  – zabezpečí potvrdenie prijatia katedrou/ústavom/fakultou, konzultuje s pracoviskami UPJŠ navrhovaný plán štúdia, zašle študentovi potvrdenie o prijatí
  • Zabezpečí študentovi ubytovanie na internátoch
  • Zabezpečí študentovi vydanie ISIC karty
  • Zabezpečí evidovanie študentov v AIS2
  • Organizuje úvodné stretnutie na začiatku každého semestra
  • Zabezpečí komunikáciu medzi prichádzajúcimi študentmi a organizáciou ESN Košice
  • Zabezpečí administratívne uzavretie jednotlivých mobilít na konci semestra a zaslanie potrebných dokumentov na domáce univerzity zahraničných študentov
  • Zabezpečí komunikáciu s Oddelením cudzineckej polície PZ, Ministerstva vnútra SR, s veľvyslanectvami a konzulátmi

Odchádzajúci študenti:

  • Poskytuje informácie o možnostiach štúdia/praktických stáží v zahraničí formou individuálnych konzultácií alebo informačných stretnutí so záujemcami
  • Poskytuje informácie o partnerských inštitúciách
  • Informuje študentov o konkrétnom postupe administratívneho zabezpečenia študijného pobytu/praktickej stáže
  • Zabezpečuje administráciu Erasmus+ dokumentov
  • Zabezpečuje pridelenie a prevod grantu
  • Zabezpečuje administráciu Online Linguistic Support systému a Erasmus Dashboardu

Zamestnanci:

  • Poskytuje informácie o možnostiach aktivít v rámci programu.
  • Poskytuje pomoc pri príprave medzi-inštitucionálnych zmlúv
  • Poskytuje administratívnu podporu pre aktivity katedier/ústavov/fakúlt
  • Zabezpečuje výber zamestnancov na mobility v prípade KA131 a manažment ich mobilít
  • Zabezpečuje prípravu finančných zmlúv k jednotlivým mobilitám a administratívne a finančné uzavretie po realizácii mobilít