Informácie pre koordinátorov

Ako sa zapojiť do programu Erasmus+?

Aktivity programu Erasmus+ prebiehajú vo veľkej miere na základe medziinštitucionálnych zmlúv (Inter-institutional agreement = IIA), ktoré majú konkrétne pracoviská UPJŠ (fakulty, katedry, ústavy) uzatvorené so zahraničnými vysokoškolskými inštitúciami, resp. s ich konkrétnymi pracoviskami (fakultami, katedrami, ústavmi a pod.).

Medziinštitucionálne zmluvy stanovujú typy mobilít, počty študentov a akademických, príp. administratívnych pracovníkov, ktorí môžu v rámci tejto zmluvy realizovať mobilitu, dĺžku ich pobytu na prijímajúcej inštitúcii, odbor v rámci ktorého bude spolupráca prebiehať a jazykové požiadavky.

Uzavretie medziinštitucionálnej zmluvy JE nevyhnutné na realizáciu:

• študentských mobilít na štúdium;
• zamestnaneckých mobilít na výučbu;
• študentských mobilít na štúdium a zamestnaneckých mobilít na školenie v rámci Zmiešaného intenzívneho programu – ZIP/Blended Intensive Programme – BIP.

Uzavretie medziinštitucionálnej zmluvy NIE JE nevyhnutné na realizáciu:

• študentských mobilít na stáž;
• zamestnaneckých mobilít na školenie (s výnimkou Zmiešaného intenzívneho programu – ZIP/Blended Intensive Programme – BIP, kde je medziinštitucionálna zmluva potrebná)

ak to nevyžaduje ani prijímajúca vysokoškolská inštitúcia (z pohľadu pravidiel Erasmus+ to nie je nevyhnutné, ale niektoré vysokoškolské inštitúcie môžu vyžadovať uzavretie medziinštitucionálnej zmluvy aj pre stáže a školenia) alebo ak prijímajúci partner nie je vysokoškolská inštitúcia – napr. pre pracovné stáže študentov alebo školenie zamestnancov v podniku.

Medziinštitucionálne zmluvy je možné uzavrieť kedykoľvek.

Ako uzavrieť novú medzi-inštitucionálnu zmluvu

1. Programové krajiny – spolupráca v rámci KA131 (bývalá KA103)Aktuálne platné medziinštitucionálne zmluvy, ktoré sú uzavreté v papierovej podobe, sú platné maximálne len do konca akademického roku 2021/2022. Mobility realizované od akademického roku 2022/2023 vrátane, musia byť pokryté novými – digitálnymi medziinštitucionálnymi zmluvami. Papierové medziinštitucionálne zmluvy nebudú pre mobility realizované od akademického roku 2022/2023 vrátane akceptované.

   Nové – digitálne medziinštitucionálne zmluvy je možné uzavrieť s platnosťou do akademického roku 2028/2029 vrátane (teda do konca programového obdobia 2021-2027), ale môžu sa uzavrieť aj na kratšie obdobie.Digitálne medziinštitucionálne zmluvy uzatváranú vysokoškolské inštitúcie v rámci siete Erasmus Without Paper (EWP), pričom UPJŠ na to využíva platformu Erasmus Dashboard, konkrétne jej sekciu IIA manager.Pred uzavretím medziinštitucionálnej zmluvy je potrebné si overiť, či vysokoškolská inštitúcia je držiteľom Erasmus Charter of Higher Education (ECHE). V prípade pochybností kontaktujte Mgr. Veroniku Petruňovú na Referáte pre zahraničné vzťahy UPJŠ.Podrobnosti ohľadom postupu uzatvárania medziinštitucionálnych zmlúv a ďalšie informácie sú dostupné v návode a jeho prílohách nižšie:

   • Návod pre koordinátorov programu Erasmus+ k predĺženiu, vytvoreniu medzi-inštitucionálnych zmlúv
   • Príloha č. 1 Proposal for the Conclusion of Erasmus Inter-institutional agreements
   • Príloha č. 2 VYSVETLIVKY k jednotlivým bodom dokumentu Proposal for the Conclusion of Erasmus Inter-Institutional Agrements
   • Príloha č. 3 – ISCED kódy
   • Príloha č. 4 – Skrátený zoznam ISCED kódov
   • Príloha č. 5 Zoznam programových krajín
   • fotonávod IIA manager
2. Partnerské krajiny – spolupráca v rámci KA131 international mobilityPre spoluprácu s partnerskými krajinami v rámci KA131 international mobility sa budú uzatvárať papierové medziinštitucionálne zmluvy, keďže partnerské krajiny nie sú (zatiaľ) napojené do Erasmus Without Paper siete.

   Táto časť bude aktualizovaná neskôr.

3. Partnerské krajiny – spolupráca v rámci KA171 (bývalá KA107)Medziinštitucionálne zmluvy v rámci KA107 výzvy 2019 sú platné do 31.07.2022.
   Medziinštitucionálne zmluvy v rámci KA107 výzvy 2020 sú platné do 31.07.2023.
   Výzva 2021 na KA171 nebola vyhlásená.
   Výzva 2022 na KA171 bude vyhlásená neskôr.

    

   Pre spoluprácu s partnerskými krajinami v rámci KA171 sa budú uzatvárať papierové medziinštitucionálne zmluvy, keďže partnerské krajiny nie sú (zatiaľ) napojené do Erasmus Without Paper siete.

   Táto časť bude aktualizovaná po zverejnení výzvy 2022.

Prehľad medziinštitucionálnych zmlúv a ďalšie informácie
Prehľad medziinštitucionálnych zmlúv, ktoré má uzatvorené UPJŠ, resp. jej konkrétne pracoviská je dostupný v časti Základné informácie.

V prípade ďalších otázok alebo nejasností ohľadom medziinštitucionálnych zmlúv sa prosím obráťte na Mgr. Veroniku Petruňovú na Referáte pre zahraničné vzťahy UPJŠ.

 

Administrácia mobilít študentov

Erasmus koordinátori fakúlt/ústavov/katedier zabezpečujú predovšetkým manažment študentských mobilít v prípade odchádzajúcich a prichádzajúcich študentov. Do riadenia Erasmus mobilít môžu byť zapojení aj iní zamestnanci fakúlt/katedier/ústavov, napr. v prípade odchádzajúcich a prichádzajúcich Erasmus mobilít zamestnancov alebo v prípade spoluprác s partnerskými krajinami v rámci KA107 (KA171) ako hlavné kontaktné osoby pre danú mobilitu alebo pre danú spoluprácu.

Erasmus koordinátori (resp. kontaktné osoby v prípade KA107/KA171 a vedúci ústavov a katedier) na fakultách/ústavoch/katedrách zabezpečujú v prípade:

 

1. Odchádzajúcich študentov:

• Propagáciu programu Erasmus+ medzi študentmi
• Výber študentov na Erasmus+ mobilitu štúdium a na Erasmus+ mobilitu stáž
• Poradenstvo pre študentov s výberom zahraničnej univerzity a prijímajúceho podniku
• Overenie/Potvrdenie jazykových kompetencií
• Poradenstvo pre študentov v procese prípravy Erasmus+ dokumentov a ich administráciu na úrovni fakúlt/katedier/ústavov
• Primárnu kontrolu všetkých Erasmus dokumentov
• Poradenstvo vo výbere vhodných predmetov na zahraničnej univerzite/v príprave pracovného programu stáže
• Doručenie Erasmus+ dokumentov na Referát pre zahraničné vzťahy UPJŠ pred termínom odoslania dokumentov na zahraničné inštitúcie
• Kontrolu zmien v zozname vybratých predmetov počas mobility
• Uznanie predmetov, ktoré študent absolvoval na zahraničnej univerzite, resp. uznanie stáže na UPJŠ.

2. Prichádzajúcich študentov:

• Príprava podkladov do katalógu kurzov
• Komunikácia s prichádzajúcimi študentmi po ich nominácii: príprava dokumentov, výber a obsah predmetov, podmienky štúdia, jazykové požiadavky
• Príprava rozvrhu pre študentov
• Primárna kontrola všetkých Erasmus dokumentov
• Kontrola zmien v zozname vybratých predmetov počas mobility
• Príprava Výpisu výsledkov a potvrdenia o dĺžke mobility

3. Odchádzajúcich zamestnancov:

• Poskytnutie informácií ohľadom aktuálnych výziev a termínov na podávanie prihlášok
• Poskytnutie informácií ohľadom partnerstiev a medzi-inštitucionálnych zmlúv pre zamestnancov
• Výber zamestnancov na mobilitu v prípade spoluprác s partnerskými krajinami
• Schvaľovanie mobilít a termínov mobilít odchádzajúcich zamestnancov pred výberovými konaniami na mobilitu
• Uznávanie absolvovaných mobilít na úrovni pracoviska zamestnanca.
• Šírenie dosiahnutých výsledkov a úspechov, ktoré boli dosiahnuté v rámci Erasmus mobilít zamestnancov.

4. Prichádzajúcich zamestnancov:

• Komunikácia s prichádzajúcimi zamestnancami: príprava dokumentov v spoluprácu s Referátom pre zahraničné vzťahy UPJŠ, príprava pracovného programu/obsahu mobility, plánovaných aktivít
• Primárna kontrola všetkých Erasmus dokumentov
• Zabezpečenie realizácie mobility
• Príprava Potvrdenia o absolvovaní mobility v spoluprácu s Referátom pre zahraničné vzťahy UPJŠ

Služby poskytované Referátom pre zahraničné vzťahy UPJŠ pre účastníkov programu Erasmus+

Referát pre zahraničné vzťahy UPJŠ zabezpečuje administráciu programu Erasmus+ a poskytuje služby účastníkom programu hlavne v týchto oblastiach:

1. Prichádzajúci študenti:

• Spracovanie prihlášky  – zabezpečí potvrdenie prijatia katedrou/ústavom/fakultou, konzultuje s pracoviskami UPJŠ navrhovaný plán štúdia, zašle študentovi potvrdenie o prijatí
• Zabezpečí študentovi ubytovanie na internátoch
• Zabezpečí študentovi vydanie ISIC karty
• Zabezpečí evidovanie študentov v AIS2
• Organizuje úvodné stretnutie na začiatku každého semestra
• Zabezpečí komunikáciu medzi prichádzajúcimi študentmi a organizáciou ESN Košice
• Zabezpečí administratívne uzavretie jednotlivých mobilít na konci semestra a zaslanie potrebných dokumentov na domáce univerzity zahraničných študentov
• Zabezpečí komunikáciu s Oddelením cudzineckej polície PZ, Ministerstva vnútra SR, s veľvyslanectvami a konzulátmi

2. Odchádzajúci študenti:

• Poskytuje informácie o možnostiach štúdia/praktických stáží v zahraničí formou individuálnych konzultácií alebo informačných stretnutí so záujemcami
• Poskytuje informácie o partnerských inštitúciách
• Informuje študentov o konkrétnom postupe administratívneho zabezpečenia študijného pobytu/praktickej stáže
• Zabezpečuje administráciu Erasmus+ dokumentov
• Zabezpečuje pridelenie a prevod grantu
• Zabezpečuje administráciu Online Linguistic Support systému a Erasmus Dashboardu

3. Zamestnanci:

• Poskytuje informácie o možnostiach aktivít v rámci programu.
• Poskytuje pomoc pri príprave medzi-inštitucionálnych zmlúv
• Poskytuje administratívnu podporu pre aktivity katedier/ústavov/fakúlt
• Zabezpečuje výber zamestnancov na mobility v prípade KA131 a manažment ich mobilít
• Zabezpečuje prípravu finančných zmlúv k jednotlivým mobilitám a administratívne a finančné uzavretie po realizácii mobilít

Dokumenty pre Erasmus koordinátorov

• Písomný záznam z výberového konania – stáž
• Písomný záznam z výberového konania – štúdium
• Zoznam navrhovaných študentov – štúdium
• Zoznam navrhovaných študentov – stáž